En EYE OF WHALE, consideramos que una asesoría es una “planta de producción de servicios”, donde el coste de personal representa el 80% de los costes totales. El tiempo de los empleados es, por tanto, un driver clave para monitorizar el negocio.

En una asesoría, es muy común tener la sensación de que algunos clientes generan pérdidas, ya que consumen mucho tiempo, llaman con frecuencia, no entregan la documentación a tiempo, dificultan el cumplimiento de los plazos o simplemente requieren un nivel de servicio que no se corresponde con el precio que se les factura.

Por el contrario, también observamos que algunos clientes facilitan nuestro trabajo, con una comunicación fluida y confianza mutua, e intuitivamente percibimos que son rentables.

Sin embargo, cuando tienes más de 300 clientes y ofreces alrededor de 60 servicios diferentes, la intuición deja de ser suficiente para tomar decisiones estratégicas y operativas acertadas.

🐳 Para ir más allá de la intuición, hemos creado “EL APLICATIVO DE REGISTRO DEL TIEMPO” para cada empleado—incluido el gerente—que permite registrar de forma continua, durante toda la jornada laboral, su actividad: qué hace, para qué cliente y cuándo inicia y finaliza cada tarea.

Se trata de una revolución basada en un enfoque humanista, no solo en la creación de una herramienta técnica. Me explico: pedir a cada persona que registre lo que hace en cada momento requiere esfuerzo y supone compartir su “vida laboral” con gran transparencia. Todos—propietario, gerente y empleados—somos plenamente conscientes de que esto implica una gran responsabilidad en el uso de los datos.

Trabajamos con un propósito claro 🐳: utilizar los datos para construir una matriz de rentabilidad (Cliente, Servicio) e identificar qué acciones consumen más tiempo y, por tanto, requieren un enfoque prioritario para mejorar la eficiencia de los procesos y hacer más competitiva la asesoría.

El objetivo no es controlar cuánto tiempo descansa la gente ni otros aspectos personales. De hecho, acordamos—propietario, gerente y todo el equipo reunidos—que si los datos se utilizan para cualquier otro fin distinto a la mejora, la iniciativa se detendrá inmediatamente y la herramienta se eliminará. Este punto no es negociable.

Tras 11 meses de implantación en la primera asesoría donde desplegamos la herramienta, y gracias a la excelente colaboración del equipo, hemos registrado 18.488 horas: un verdadero tesoro.

Ahora, el gerente, utilizando datos (fecha, empleado, acción, cliente), se reúne con los clientes para explicar lo que está ocurriendo, abriendo la puerta a soluciones. A menudo, los clientes preguntan: “¿Qué puedo hacer para ayudaros?” Valoran el alto nivel de profesionalidad de la asesoría y entienden que consumen un tiempo valioso que debe ser correctamente facturado.